Der Gesetzgeber hat hierzu aber keine genauen Vorschriften erlassen, wie eine Kasse zu führen ist.

Grundvoraussetzung

Eine Buchführung ist nur dann ordnungsgemäß, wenn alle Geschäftsvorfälle laufend, vollständig und richtig verbucht werden. Die täglich zu führenden Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass die Kasse jederzeit kassensturzfähig ist und der tatsächlich vorhandene Bargeldbestand mit dem Bestand der Aufzeichnungen abstimmbar ist. Die Kassenaufzeichnungen müssen klar, nachvollziehbar, vollständig und zeitnah geordnet sein. Sie müssen der Wahrheit entsprechen und richtig sein.

Die Aufzeichnungen müssen gegenüber Dritten (z.B. der Finanzbehörde) lesbar, verständlich und chronologisch geordnet erfolgen. Überschreibungen, Weisungen und Überklebungen sind nicht zulässig!

Kassenbuch

In einem Kassenbuch werden die Einnahmen und die Ausgaben einzeln, chronologisch und untereinander aufgezeichnet. Der aktuelle Barbestand der Kasse ist neben jeder Bewegung anzugeben. Dieser Bestand muss mit dem tatsächlichen Barmittel übereinstimmen.

Hierbei ist es wichtig, dass jeder Umsatz mit jedem Kunden einzeln aufgezeichnet wird. Alternativ hierzu kann der Tagesumsatz auch in einer Summe aus den Handaufzeichnungen oder dem Z-Bon einer elektronischen Registrierkasse übernommen werden. Im Falle einer Registrierkasse müssen die Z-Bons, um die Einzelumsätze ergänzt werden und als sogenannte Uraufzeichnungen aufbewahrt werden.

Was ist ein Z-Bon und was muss unbedingt auf einen Z-Bon enthalten sein?

Ein Z-Bon ist ein Kassenabschluss der automatisch ausgedruckt und der Kassenbestand auf Null gesetzt wird. Die Z-Bons werden vom System fortlaufend nummeriert.

Auf einem Z-Bon müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Datum und Uhrzeit des Ausdrucks

• Unternehmensname bzw. Firma

• Lfd. Z-Bon-Nummer

• Löschhinweise für den Tagesspeicher

• Brutto-Tageseinnahmen

• Stornierungen

Kassenbericht

Ein Kassenbericht unterscheidet sich wesentlich vom Kassenbuch.

Beim Bericht erscheint der Umsatz als letzte Position auf dem Berichtsblatt, somit wird erst am Tagesende der Umsatz rechnerisch ermittelt. In der Praxis hat sich allerdings gezeigt, dass eine Vielzahl von Tagesberichten falscheAnwendung finden, das heißt, dass bei denen nicht der Tagesumsatz sondern derTagesendbestand rechnerisch ermittelt wird. Diese Berichtsform ist nicht ordnungsgemäß. Die Kassenberichtsführung wird in den meisten Fällen bei Gastronomen angewendet, da diese ihre Umsätze in einer Kassenschublade vereinnahmen.

Ein Kassenbericht muss wie folgt aussehen:

Elektronische Systeme

Unter elektronische Systeme versteht man vollelektronische Kassen, dass heißt es sind Systeme, die das Führen von manuellen Aufzeichnungen überflüssig machen.

Hierbei ist zu beachten, dass diese Systeme die gleichen Voraussetzungen erfüllen, wie manuelle Aufzeichnung. Es müssen die einmal eingegeben Daten unveränderbar sein. Die erfolgten Buchungen dürfen nur durch Stornierungen korrigierbar sein.

Sonderfall

Die Unternehmer, die nicht bilanzieren, sondern ihren Gewinn im Rahmen des Zufluss-Abfluss-Prinzips (Einnahmenüberschussrechnung) ermitteln, sind daher nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen. Sie müssen aber eine geordnete chronologische Ablage der Barbelege vornehmen.

Empfehlenswert ist die Führung eines Kassenbuchs oder Kassenberichts, da es andernfalls Diskussionen oder Streitigkeiten mit der Finanzbehörde im Hinblick auf die Umsatzermittlung geben kann.

Umsatzsteuer und Barkasse

Wenn ein Unternehmer Barumsätze mit verschiedenen Steuersätzen (7% bzw. 19% USt) ausführt, muss er eine getrennt Aufzeichnung in seinem Kassenbuch, Kassenbericht und seiner Registrierkasse oder seiner elektronischen Kasse sicher stellen.