Wie jedoch wird eine solche betriebliche Nutzung steuerlich behandelt? Ständig gibt es neue Urteile und Auslegungen des Finanzamtes, was zulässig ist und was nicht.

Grundlegend gibt es drei verschiedene Möglichkeiten mit einem Dienstwagen zu verfahren:

1. Der PKW geht in das Betriebsvermögen ein und man wendet die 1%-Regelung an.
2. Der PKW geht in das Betriebsvermögen ein und es wird ein Fahrtenbuch geführt.
3. Der PKW geht in das Privatvermögen ein und betriebliche Fahrten werden pauschal abgerechnet.

Zuerst sollte entschieden werden, ob ein PKW dem Privat- oder dem Betriebsvermögen zugewiesen werden soll. Unterschieden wird hier, ob es sich um notwendiges oder gewillkürtes Betriebsvermögen handelt. Zum notwendigen Betriebsvermögen zählt das Fahrzeug, wenn es ausschließlich betrieblich genutzt wird, oder wenn der PKW zu mehr als 50% für berufliche Zwecke genutzt wird, dazu zählen auch die Fahrt zum Arbeitsplatz und Familienheimfahrten.

Liegt die betriebliche Nutzung bei 10-50% spricht man von gewillkürtem Betriebsvermögen. Hierzu muss die berufliche Nutzung des Fahrzeuges unmissverständlich dokumentiert werden. Voraussetzung hierfür ist der Nachweis für die Zuordnung zum gewillkürten Betriebsvermögen, dafür muss der PKW zeitnah in ein laufend zu führendes Bestandsverzeichnis aufgenommen werden.

Wird das Fahrzeug weniger als 10% für betriebliche Zwecke genutzt, gehört es zum Privatvermögen.

1. Möglichkeit : Der PKW geht in das Betriebsvermögen ein und man wendet die 1%-Regelung an.

Bei dieser Möglichkeit gelten alle anfallenden laufenden Kosten als Betriebsausgaben, jedoch geht das Finanzamt von einer privaten Nutzung des Fahrzeuges aus. Somit muss jeden Monat 1% des Brutto-Listenpreises bei Erstzulassung versteuert werden. Es muss ein Nachweis der betrieblichen Nutzung gewährleistet werden. Dies kann durch Eintragungen in einen Kalender, Reiskostenaufstellung, oder andere Aufzeichnungen. Wenn bereits die Art der Tätigkeit darauf schließen lässt, dass der PKW über 50% betrieblich genutzt wird, kann auf eine Aufzeichnung verzichtet werden. Darunter fallen Berufe, wie Taxifahrer, Handelsvertreter, oder Landtierärzte. Gibt es keine wesentlichen Veränderungen in Art und Umfang der Tätigkeit, kann auch in den nächsten Veranlagungszeiträumen von diesem Nutzungsumfang ausgegangen werden. Das Fahrzeug kann ganz regulär über sechs Jahre abgeschrieben werden.

Beispiel: Beträgt der Butto-Listenneupreis 40.000,- Euro, müssen jeden Monat 400,- Euro nach dem jeweiligen Einkommenssteuersatz unterliegen. Wie teuer der Wagen wirklich war, spielt keine Rolle, dies gilt für gebraucht, reimportiert oder Neuwagen.

Diese Regelung bietet sich an, wenn der Listenpreis bei Erstzulassung relativ gering ist, also Kleinwagen oder alte Modelle.

2. Möglichkeit: Der PKW geht in das Betriebsvermögen ein und es wird ein Fahrtenbuch geführt.

Wird ein relativ teurer Wagen als Dienstwagen genutzt, bietet sich das Führen eines Fahrtenbuches an, aber nur wenn wenige Privatfahrten unternommen werden. Der prozentuale Anteil muss zwischen 10 und 50% liegen, um die Variante durchzusetzen. Der PKW muss dazu in das gewillkürte Betriebsvermögen eingelegt werden und ein Fahrtenbuch muss geführt werden. In diesem Fahrtenbuch wird errechnet, welcher Anteil auf Privatfahrten fällt und somit zu versteuern ist.

Wird kein Fahrtenbuch geführt, so müssen die Kosten im Rahmen der so genannten Darlegungs- und Beweislast sachgerecht geschätzt werden.

Auch bei dieser Möglichkeit kann der PKW über sechs Jahre abgeschrieben werden.

3. Möglichkeit: Der PKW geht in das Privatvermögen ein und betriebliche Fahrten werden pauschal abgerechnet.

Belässt man den PKW im Privatvermögen, so kann für die berufliche Nutzung eine Pauschale von 30 Cents pro Kilometer angesetzt werden. Alle betrieblichen Fahrten müssen notiert werden. Dieser Betrag zählt zu den Betriebsausgaben. Entscheidet man sich die tatsächlichen Kosten anzusetzen, so müssen alle Belege gesammelt werden. Das Abrechnen der tatsächlichen lohnt sich, wenn für das Fahrzeug hohe Betriebskosten anfallen.

Was muss beim Führen eines Fahrtenbuches beachtet werden?

Es gibt einige Angaben, die immer im Fahrtenbuch angegeben werden müssen, darunter fallen:

• das Datum,
• das Reiseziel und die Route,
• der Kilometerstand,
• Anfang und Ende der Fahrt,
• den Reisezweck,
• Namen der Geschäftspartner

Privatfahrten, sowie die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, können ohne Angabe der Reiseroute angegeben werden.

Das Fahrtenbuch zählt auch zu den betrieblichen Unterlagen und muss dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Das Finanzamt legt viel Wert auf die Korrektheit des Fahrtenbuches und achtet insbesondere auf die zeitnahe Erstellung und das die Eintragungen im Nachhinein nicht mehr veränderbar sind.

Achten Sie darauf, dass alle Daten, einschließlich dem Gesamtkilometerstand, vollständig und zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden.

Als Fahrtenbuch wird nur ein gebundenes Heft anerkannt, lose Notizzettel oder Listen werden nicht nicht als Fahrtenbuch gesehen. Auch das Notieren in einer Liste und spätere Eintragen in das Fahrtenbuch ist nicht zulässig, ebensowenig, wie das Führen  des Fahrtenbuches am PC, hier ist die Unveränderbarkeit nicht gegeben. Außer es wird eine Software benutzt, die die Änderungen dokumentiert und so für das Finanzamt offen legt.

Was können Sie mit alten, oder bereits abgeschriebenen Fahrzeugen tun?

Die beschriebenen Möglichkeiten können bei alten Fahrzeugen negative finanzielle Auswirkungen haben. Dort können relativ hohe Steuern anfallen, der Extremfall wäre, wenn die PKW-Kosten genauso hoch wären, wie die steuerliche Belastung. Es können somit keine Fahrzeugkosten mehr steuermindernd geltend gemacht werden. Übernehmen Sie einen solchen Wagen in das Privatvermögen, können sie dann für die geschäftlichen Fahrten die Kilometerpauschale von 30 Cents abrechnen.

Quelle: http://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/lohnsteuer/463504/PKWKostenFahrtenbuchEinProzentMethode.html;jsessionid=F7D7337E99ED25FB01D714B5F7A0A496.repl1