Bei großen Aufträgen, oder in Unternehmen, in denen die Rücklagen nicht sehr hoch sind, kann es zu dem Fall kommen, dass man auf Anzahlungen angewiesen ist, um einen Auftrag zu erfüllen. Hierbei muss aber dem Schreiben der Rechnung viel Beachtung geschenkt werden, denn durch eine nicht eindeutige Rechnung kann eine doppelte Zahlung der Umsatzsteuer zustande kommen.

Anzahlungen, Vorauszahlungen oder Abschlagszahlungen, sind Zahlungen für noch nicht erbrachte Leistungen, auch schwebende Geschäfte genannt. Sie erhalten eine Zahlung, obwohl Sie den Vertragsverpflichtungen noch nicht nachgekommen sind. Dieser Zahlungseingang ist als Anzahlung zu buchen. Auch bei der Anzahlung ist die Umsatzsteuer zu berücksichtigen, außer Sie sind durch Ihre Tätigkeit als Kleinunternehmer, oder in einer bestimmten Berufsgruppe, davon befreit.

Übergeben Sie eine einfache Quittunung mit einem Bruttobetrag, so müssen Sie die Umsatzsteuer herausrechnen und bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung angeben. Zu empfehlen ist, dass Sie die Umsatzsteuer immer genau benennen, um Missverständnisse zu vermeiden. Den Bruttobetrag können Sie auf der Endrechnung vom Gesamtbetrag abziehen. Hier ist sehr wichtig, dass Sie die Anzahlung in Netto und die gezogene Umsatzsteuer getrennt angeben. Nennen Sie nur den Bruttobetrag und betiteln diesen Betrag als Anzahlung, müssen Sie auf die Anzahlung nochmals Umsatzsteuer zahlen.

Beispielrechnung

Sie verkaufen einen PC für 5000,- Euro zuzüglich 950,- Euro Umsatzsteuer. Ihr Kunde zahlt 2.380,- Euro (2.000,- Euro + 380,- Euro Umsatzsteuer) an Sie, als Anzahlung.

Quelle: Praxishandbuch "Buchführung und Steuern"; BWRmed!a- Verlag, Heinz-Wilhelm Vogel, Juli 2011, Seite 12 f.